Datenschutz

Der verantwortungsvolle und vertrauliche Umgang mit Informationen gehört zu unserer Geschäftstätigkeit. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie wir Personendaten im Zusammenhang mit unserer Website, unserer Geschäftskommunikation, der Akquisition, der Anbahnung und Durchführung von Mandaten sowie Bewerbungen und möglichen Zusammenarbeiten bearbeiten.

1. Verantwortliche Stelle

Xpro Management AG
Ebnatstrasse 65
8200 Schaffhausen
Schweiz

Datenschutzkontakt: info@xpro.ch
Website: www.xpro.ch

2. Rechtliche Grundlagen und Grundsätze

Wir bearbeiten Personendaten im Einklang mit dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und der zugehörigen Datenschutzverordnung (DSV). Soweit im Einzelfall die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar ist, berücksichtigen wir auch deren Anforderungen.

Wir bearbeiten Personendaten für bestimmte, erkennbare Zwecke und nur in einem dafür erforderlichen Umfang. Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung insbesondere auf vorvertragliche Massnahmen und die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Bst. b DSGVO), gesetzliche Pflichten (Bst. c), berechtigte Interessen (Bst. f) oder eine Einwilligung (Bst. a), soweit eine solche erforderlich ist.

3. Welche Personendaten wir bearbeiten

Je nach Beziehung zu Xpro können dies insbesondere folgende Daten sein:

• Namen, berufliche Kontaktdaten, Unternehmenszugehörigkeit und Funktion
• Geschäftliche Korrespondenz, Anfragen, Angebote und Informationen zur Mandatsanbahnung
• Berufliche Erfahrungen, Qualifikationen, Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen
• Angaben, die für die Betreuung von Kunden- und Partnerbeziehungen erforderlich sind
• Technische Zugriffsdaten beim Besuch unserer Website

Wir erhalten diese Daten direkt von den betroffenen Personen, im Rahmen der Zusammenarbeit oder aus zulässig verwendeten, öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen, insbesondere beruflichen Netzwerken.

4. Geschäftliche Beziehungen und Akquisition

Wir bearbeiten berufliche Kontaktdaten und damit zusammenhängende Informationen, um bestehende Geschäftsbeziehungen zu pflegen, potenzielle Auftraggeber und Partner individuell anzusprechen, unternehmerische Bedürfnisse zu verstehen und Mandate anzubahnen oder durchzuführen.

Unsere Akquisition basiert auf persönlichen Kontakten, individueller Geschäftskommunikation und beruflichen Netzwerken wie LinkedIn. Wir versenden keine Newsletter oder automatisierten Marketingkampagnen und führen keine unaufgeforderten Massenmailings durch.

5. Beratungs- und Managementmandate

Bei der Durchführung von Beratungs-, Transformations- und Interim-Management-Mandaten können wir Zugang zu vertraulichen Informationen und Personendaten unserer Auftraggeber erhalten. Diese Daten bearbeiten wir grundsätzlich direkt in den Systemen der jeweiligen Auftraggeber und nach den vertraglich vereinbarten Zuständigkeiten und Vertraulichkeitsvorgaben.

Personendaten aus den IT-Systemen unserer Auftraggeber übernehmen wir im üblichen Mandatsablauf nicht in unsere eigene Microsoft-365-Umgebung. Die datenschutzrechtliche Rolle von Xpro richtet sich nach dem konkreten Mandat und den jeweiligen Vereinbarungen.

6. Bewerbungen und berufliche Profile

Wir erhalten Bewerbungen und berufliche Profile von Personen, die an einer Anstellung, an Interim-Mandaten oder an einer projektbezogenen Zusammenarbeit interessiert sind. Wir verwenden die Angaben zur Prüfung möglicher Einsatzmöglichkeiten und zur Kontaktaufnahme bei passenden Mandaten.

Wenn eine Person um Berücksichtigung für zukünftige Tätigkeiten oder Mandate bittet oder einer solchen Aufbewahrung zustimmt, können wir ihre Unterlagen auch nach Abschluss eines konkreten Auswahlprozesses aufbewahren. Die reguläre Aufbewahrungsdauer beträgt drei Jahre. Danach überprüfen wir, ob eine weitere Speicherung notwendig und rechtlich zulässig ist; andernfalls löschen wir die Unterlagen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.

Berufliche Profile geben wir an potenzielle Auftraggeber ausschliesslich nach vorgängiger Absprache mit der betreffenden Person weiter. Die betroffenen Personen können sich jederzeit an uns wenden, wenn sie ihre Angaben berichtigen oder löschen lassen möchten.

7. Geschäftskommunikation und Microsoft 365

Für unsere geschäftliche Kommunikation, Kontaktpflege und interne Dokumentenverwaltung nutzen wir Microsoft 365, insbesondere Exchange Online. Dabei können Kontaktangaben, E-Mail-Inhalte, Anhänge, geschäftliche Unterlagen und zugehörige technische Daten bearbeitet werden.

Unsere Microsoft-365-Umgebung ist mit Datenstandort Schweiz eingerichtet. Die entsprechenden Speicherortzusagen gelten für die davon erfassten Kundendaten; sie schliessen nicht aus, dass einzelne technische Bearbeitungen, Supportleistungen oder Dienste Daten auch ausserhalb der Schweiz verarbeiten.

Je nach Dienst und Konfiguration können hierzu insbesondere Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums und die USA gehören. Soweit erforderlich, stützen wir entsprechende Bekanntgaben auf geeignete vertragliche Datenschutzgarantien, insbesondere anerkannte Standarddatenschutzklauseln. Weitere Informationen finden Sie bei Microsoft.

8. Website-Hosting, Domain und technische Zugriffsdaten

Unsere WordPress-Website wird bei der Raidboxes GmbH, Hafenstraße 32, 48153 Münster, Deutschland, betrieben. Raidboxes stellt die technische Infrastruktur für den sicheren und zuverlässigen Websitebetrieb bereit und bearbeitet hierbei im erforderlichen Umfang technische Zugriffsdaten. Das Hosting erfolgt nach Angaben des Anbieters in Deutschland.

Beim Besuch unserer Website können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Seiten und Dateien, HTTP-Statuscodes, Browser- und Geräteinformationen sowie Fehlermeldungen in Serverprotokollen verarbeitet werden. Dies geschieht zur Auslieferung der Website, zur technischen Fehleranalyse sowie zur Sicherung des Betriebs und zur Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Die Protokolle werden nach den geltenden betrieblichen Aufbewahrungsfristen gelöscht; nach Angaben von Raidboxes erfolgt dies für die genannten Server-Logs in der Regel spätestens nach sieben Tagen. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Raidboxes.

Unsere Domain xpro.ch und die zugehörigen DNS-Einstellungen werden über die Hostpoint AG, Neue Jonastrasse 60, 8640 Rapperswil-Jona, Schweiz, verwaltet. Hostpoint ist nicht der Hostinganbieter unserer WordPress-Website.

9. Cookies und Besucherauswertung

Unsere Website verwendet nach der vorgesehenen Konfiguration keine Analyse- und Marketingwerkzeuge wie Google Analytics und keine Werbe- oder Tracking-Pixel. Wir setzen keine Cookies zur Bildung von Besucherprofilen oder für personalisierte Werbung ein.

Für technisch notwendige Cookies und die Verwaltung von Cookie-Einstellungen verwenden wir WordPress und das Plugin CookieYes. Dabei können insbesondere Angaben über eine getroffene Cookie-Auswahl im Browser gespeichert werden. Für angemeldete Administratoren können weitere technisch notwendige WordPress-Cookies eingesetzt werden. Falls wir künftig weitere Dienste aktivieren, passen wir die Cookie-Einstellungen und diese Datenschutzerklärung entsprechend an.

10. Externe Links, LinkedIn sowie Team und Referenzen

Unsere Website enthält gewöhnliche Links zu externen Angeboten, insbesondere LinkedIn. Beim Anklicken eines solchen Links verlassen Sie unsere Website. Für die nachfolgende Bearbeitung von Personendaten gelten die Datenschutzinformationen des jeweiligen Anbieters.

Auf unserer Website veröffentlichen wir Namen, Fotografien, Qualifikationen und berufliche Hintergründe unserer Teammitglieder sowie ausgewählte Unternehmensreferenzen und anonymisierte Mandatsbeispiele. Dies erfolgt mit den entsprechenden Freigaben und unter Wahrung vereinbarter Vertraulichkeitsverpflichtungen.

11. Empfänger und Bekanntgabe ins Ausland

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit dies für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist, eine entsprechende Berechtigung besteht oder eine gesetzliche Verpflichtung vorliegt. Zu den Empfängern gehören insbesondere unsere Dienstleister für WordPress-Hosting (Raidboxes), Domain- und DNS-Verwaltung (Hostpoint) und Geschäftskommunikation (Microsoft 365) sowie – nach vorgängiger Absprache – potenzielle Auftraggeber im Rahmen einer Mandatsbesetzung.

Eine Bekanntgabe ins Ausland erfolgt bereits durch die Nutzung des Webhostings bei Raidboxes in Deutschland. Im Zusammenhang mit Microsoft 365 können weitere Bearbeitungen insbesondere in Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums und den USA stattfinden. Dabei beachten wir die gesetzlichen Anforderungen an internationale Datenbekanntgaben und verwenden, soweit erforderlich, geeignete vertragliche Garantien. Eine Veräusserung von Personendaten zu Werbezwecken findet nicht statt.

12. Aufbewahrung und Datensicherheit

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie dies für den jeweiligen Bearbeitungszweck oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Geschäftsbücher und Buchungsbelege unterliegen in der Schweiz grundsätzlich einer zehnjährigen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Für berufliche Profile gilt die in Ziffer 6 beschriebene Regelung.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust und Missbrauch zu schützen. Die Verbindung zu unserer Website ist durch HTTPS/TLS verschlüsselt. Für besonders vertrauliche Informationen können wir einen geeigneten Übermittlungsweg vereinbaren.

13. Rechte betroffener Personen

Sie können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere Auskunft über die Bearbeitung Ihrer Personendaten verlangen und gegebenenfalls deren Berichtigung oder Löschung beantragen. Je nach anwendbarem Recht und den gesetzlichen Voraussetzungen können weitere Rechte bestehen, etwa auf Datenherausgabe oder Übertragung, Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen oder Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Für entsprechende Anfragen kontaktieren Sie uns bitte unter info@xpro.ch. Zum Schutz der betroffenen Daten können wir eine angemessene Identitätsprüfung vornehmen. Sie können sich ausserdem an eine zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, in der Schweiz insbesondere an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenbearbeitungen, technischen Systeme oder die rechtlichen Rahmenbedingungen wesentlich verändern. Massgebend ist die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.

Stand: 8. November 2026